Modelo de tesorería: ¿pagos ?
Cómo escalar tu operación financiera sin aumentar errores ni costos.
Contexto general de los pagos empresariales
En Colombia las empresas hoy combinan pagos tradicionales (cheques, efectivo en caja menuda) con transferencias electrónicas y canales digitales (banca en línea, PSE, billeteras).
El uso del efectivo ha caído: según el Banco de la República, el pago en efectivo pasó del 90,7% en 2014 al 77,8% en 2023. Paralelamente, las transacciones digitales crecieron notablemente, las operaciones diarias en entidades vigiladas se procesaron por canales móviles o internet. Este avance ha impulsado la adopción de pagos inmediatos (24/7) por parte de miles de empresas colombianas en 2025, lo que ha transformado el flujo de caja corporativo, agilizado conciliaciones y reducido la dependencia del efectivo.
Sin embargo, al aumentar el volumen de pagos la operación manual muestra sus limitaciones. Ejecutar cientos de transferencias de uno en uno provoca demoras (cada pago exige validación y aprobación repetitivas), riesgo de errores en la digitación y altos costos de personal financiero. Por ejemplo, una organización que sigue un proceso manual para cada factura podría considerar “muchos” apenas 100 pagos mensuales.
Los retrasos y correcciones de pagos fallidos (por datos erróneos) también sobrecargan al personal y encarecen la operación. En resumen, el procesamiento unipersonal de pagos genera mayor tiempo de gestión, más errores y costos operativos crecientes conforme sube el volumen.
Pagos individuales: usos y límites
Los pagos individuales son órdenes de pago generadas y ejecutadas de forma aislada, una por una. Cada transferencia se procesa por separado en la banca en línea o en sucursal. Este modelo de tesorería es adecuado para transacciones puntuales o de bajo volumen (por ejemplo, pagos esporádicos a un proveedor o gastos únicos). Su manejo es sencillo y brinda control inmediato sobre cada pago, lo que funciona bien cuando se trata de pocas facturas o montos poco frecuentes.
Empresas pequeñas o departamentos con pagos ocasionales pueden beneficiarse de este método por su simplicidad y bajo costo inicial. Al hacer cada pago de forma individual, el tesorero puede verificar manualmente los datos antes de autorizarlo. De hecho, las plataformas bancarias para empresas suelen incluir módulos de “Pago a terceros” que permiten ejecutar transferencias y cheques de manera aislada.
Cuando crece el número de pagos, este esquema presenta debilidades. Con docenas de facturas al mes, el proceso manual se vuelve engorroso: la captura manual de datos multiplica las oportunidades de error y retrasa la contabilidad. Además, el control punto a punto es difícil de escalar: cada pago requiere aprobación individual, lo que consume mucho tiempo. En suma, los pagos individuales funcionan bien en baja escala, pero se tornan ineficientes y costosos si la empresa debe procesar decenas o cientos de transacciones periódicas.
Pagos masivos: definición, aplicaciones y beneficios
Los pagos masivos agrupan múltiples transferencias en un solo proceso automatizado. Por lo general se preparan en una plantilla o archivo (CSV, XML u otro formato bancario) que contiene los datos de muchos beneficiarios. Este esquema se utiliza cuando la tesorería debe girar grandes cantidades de pagos simultáneamente: por ejemplo, nóminas de personal, dispersión de honorarios a proveedores, subsidios o reintegros múltiples.
Con pagos masivos, la empresa envía un lote único a su banco o plataforma financiera, que procesa todas las órdenes de una vez. Esto mejora la eficiencia operativa: reemplaza la entrada manual repetitiva y acelera el procesamiento. Por ejemplo, la solución Transfiya Empresas (de ACH Colombia) permitió a las compañías hacer pagos masivos “en segundos” para subsidios, devoluciones, incentivos y compromisos comerciales. Al automatizar estos flujos, los pagos masivos reducen drásticamente la carga administrativa. Un estudio de ACH resalta que plataformas de pagos masivos disminuyen costos operativos y aumentan la trazabilidad de las transacciones al eliminar procesos manuales.
Impacto en tesorería
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Comparación operativa: individuales vs masivos
A continuación se comparan ambos modelos de tesorería según criterios clave:
Volumen
Los pagos individuales son prácticos para volúmenes reducidos (por ejemplo, decenas de transacciones al mes). En cambio, los pagos masivos soportan altos volúmenes (cientos o miles) sin encarecer la operación, gracias al procesamiento por lotes. El modelo de tesorería masivo escaló los pagos del país a millones diarios, mientras que el enfoque uno a uno quedaría rápidamente saturado.
Riesgo de error
Al operar manualmente, cada pago individual es propenso a equivocaciones humanas (errores de digitación, datos faltantes, etc.), lo que puede generar rechazos. En los pagos masivos, la información se valida de antemano en archivos estructurados, reduciendo errores manuales. Un estudio global muestra que los pagos rechazados suelen aumentar la carga laboral interna (debidamente corregidos) y hasta pueden costar alrededor de US$12 por pago fallido, un costo que se mitiga con procesos automatizados de alto volumen. (Valora Analitik)
Control y trazabilidad
En pagos individuales, el control se ejerce pago a pago, lo que dificulta mantener registros consolidados. Por el contrario, las plataformas de pagos masivos ofrecen funciones de aprobación por niveles, notificaciones automáticas y conciliación incorporada. Por ejemplo, soluciones bancarias de tesorería permiten configurar límites de pago, evitar duplicados y generar reportes históricos de todo un lote. Esto aporta mayor visibilidad y permite detectar anomalías (montos o beneficiarios fuera de perfil) con más facilidad en entornos masivos.
Capacidad de crecimiento
Los pagos masivos están diseñados para crecer con el negocio. Incorporan integraciones (API) con los sistemas internos y no dependen de horarios bancarios fijos. En contraste, los pagos individuales requieren repetir procesos manuales a medida que hay más órdenes, lo que frena la escalabilidad. La automatización masiva garantiza que la operación financiera pueda ampliarse sin rehacer la infraestructura de pagos.
Contexto regional en Colombia: digitalización y tecnologías disponibles
Colombia avanza hacia una infraestructura moderna de pagos B2B, aunque persisten brechas. Entidades financieras señalan que aún existen “grandes retos en la digitalización de los pagos” empresariales. El ecosistema local dispone de varias opciones tecnológicas:
- PSE (Pagos Seguros en Línea) para pagos inmediatos de comercio electrónico y recaudación.
- Billeteras y Sedpes: Movii, Daviplata, Nequi y entidades especializadas (Sedpes) ofrecen depósitos electrónicos integrados en apps, muy usadas para pagos de bajo monto (su uso transaccional creció un 80% en 2024, principalmente entre personas naturales).
- Pagos inmediatos interoperables: Desde 2020 opera Transfiya (ACH Persona-Persona) y desde 2023 EntreCuentas (ACH Persona-Negocio), con más de 20 millones de transacciones mensuales. En segunda mitad de 2025 entrará en vigor Bre-B, el nuevo sistema de pagos inmediatos del Banco de la República. Bre-B permitirá transferencias instantáneas 24/7 entre cualquier entidad (bancos, cooperativas, fintechs), usando “llaves” (correo, celular, cédula o código alfanumérico) en lugar de números de cuenta.
En conjunto, estas infraestructuras abren el camino para la masificación de pagos masivos B2B. Las empresas pueden integrar APIs bancarias, operar fuera de horarios tradicionales y utilizar canales como PIX español. Aunque aún se trabajan esquemas de interoperabilidad plena para pagos corporativos, la tendencia en Colombia es clara: la digitalización y nuevos sistemas de pago están optimizando la operación de tesorería, haciendo los procesos más eficientes, escalables y transparentes
